Co to są makra i jak je rejestrować?

Dzisiaj odpowiemy sobie na pytanie: „Co to są, po co są i jak używać/rejestrować makra w Excelu 2007?”.

Każdy z nas na pewno spotkał się z problemem, którego rozwiązaniem były cyklicznie powtarzane te same czynności, np. codzienie otrzymywane dane źródłowe w plikach tekstowych, które trzeba było zrzucać do jednego pliku Excela; kolorowanie jednakowo wybranych komórek; zamiana kropki na przecinek w wybranych kolumnach z danymi liczbowymi, itp.

Oczywiście taka cykliczna praca ma dwie podstawowe wady: jest czasochłonna oraz łatwo w niej o popełnienie błędu. Pytanie więc nasuwa się samo: „Czy nie można by takich czynności zautomatyzować?”.

 

Z pomocą przychodzą nam makra czyli uruchamiany za pomocą skrótu klawiszowego, przycisku lub za pomocą odpowiedniej opcji Excela, zestaw instrukcji wykonywanych jedna po drugiej. Co za tym idzie, korzystając z makr, jesteśmy w stanie zautomatyzować sporą część wykonywanych często czynności. Pisząc „sporą część” mam dokładnie to na myśli ponieważ nie wszystko da się zautomatyzować za pomocą makr, a dokładniej nie wszystko da się zarejestrować jako makro.

W sytuacji kiedy nie możemy użyć makra musielibyśmy skorzystać bezpośrednio z oprogramowania danej czynności w VBA (Visual Basic for Application).

Na szczęście aby zarejestrować makro nie trzeba być ani po informatyce ani żadnym programistą 🙂

A więc jak zwykle zabierzmy się do roboty!

Problem

Załóżmy, że codziennie otrzymujemy od działu księgowego plik Excela, w którym w jednym arkuszu mamy dzienne zestawienie faktur wraz z ich kwotami. Cyfry dziesiętne zapisywane są raz po kropce, a raz po przecinku. Przyjmijmy, że numery faktur występują zawsze w kolumnie A natomiast kwoty faktur w kolumnie B.

Naszym zadaniem będzie stworzenie makra, które zamieni nam wszystkie kropki w kolumnie B na przecinki.

Rozwiązanie

Gdybyśmy chcieli zamieniać ręcznie te kropki musielibyśmy wykonać następujące czynności (to oczywiście nie jest jedyne możliwe rozwiązanie): 

  1. Zaznaczyć tylko liczby w kolumnie B,
  2. Uruchomić okno Zamień… (karta Narzędzia Główne -> Znajdź i zaznacz -> Zamień…),
  3. Wpisać w pole Znajdź znak . (czyt. kropka),
  4. Wpisać w pole Zamień na znak , (czyt. przecinek),
  5. Kliknąć przycisk Zamień wszystko,
  6. Potwierdzić komunikat przyciskiem OK,
  7. Zamknąć okno Zamienianie i znajdowanie.

Jak widać jest trochę tych czynności. Dlaczego więc nie zautomatyzować ich? Stwórzmy takie makro, które będzie wykonywało wszystkie powyższe czynności z tym, że po wciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Z (od słowa Zamień).

Tu uwaga! Jeżeli ustalimy jakiś skrót klawiaturowy, który jest przypisany standardowo w programie Excel do jakiejś opcji, to nasz skrót dla makra „przykryje” skrót z Excela – czyli skrót będzie odpalał nam makro, a nie opcję w Excelu.

Chcąc zarejestrować makro

 

Zobacz również:

Jak obliczyć pierwiastek kwadratowy?
Jak obliczyć procent danej liczby?
Jak i po co korzystać z funkcji autosumowania?
Jak obliczyć stawkę VAT?
Jak sprawdzić poprawność wpisanego tekstu?

Janusz Dreziński

Od ponad 20 lat związany z branżą IT. Pasjonat technologii Microsoft z naciskiem na pakiet Office. Od kilku lat pomaga innym prowadząc portal Office.info.pl oraz rozwiązując ich codzienne problemy dotyczące przede wszystkim programów Microsoft Excel i Word. Jego hobby to żeglarstwo oraz siatkówka, a ulubione miejsce to... Mazury.

Pokaż pozostałe moje porady