Edytowanie bloku adresu

Blok adresu pozwala na wstawienie konkretnych informacji adresowych do korespondencji seryjnej. Daje jednak możliwość nie tylko dobrania tych informacji, ale również wytypowania ich formy, odpowiedniej dla konkretnego sposobu kontaktowania się z odbiorcami w danej firmie.

Rozwiązanie:

Aby edytować blok adresu, należy wejść w zakładkę menu „Korespondencja”, po czym wybrać pole „Blok adresu”.

blok adresu

Otworzy się nowe okno dialogowe Wstawianie pola adresu”. Pierwsza jego część nosi nazwę „Określ elementy adresu”. Najpierw znajduje się lista z przykładami, pozwalająca wybrać formę, w jakiej zwracamy się do adresata (1). Warto zauważyć, że po przejechaniu na dół listy znajdą się tam również formy odpowiednie w momencie, gdy adresatem jest małżeństwo. Kolejny element to pole wyboru „Wstaw nazwę firmy” (2), u nas nieaktywne, ponieważ nasza książka adresowa nie zawiera pola „Firma”. Następnie mamy element z polem wyboru „Wstaw adres pocztowy” (3), gdzie znajdują się również opcje wyboru, aktywne jeśli zachowamy wszystkie pola adresu w książce adresowej. Ostatnim elementem tej części okna dialogowego jest pole wyboru „Formatuj adres zgodnie z docelowym krajem/regionem” (4), które warto zostawić zaznaczone, jeśli wysyłamy korespondencję na terenie Polski.

blok adresu

Prawa część okna zawiera przede wszystkim „Podgląd” (1), w którym widzimy wszystkie wprowadzane po lewej, omówionej wyżej, stronie zmiany. Jest tutaj również przycisk pozwalający na przełączanie rekordów (2) z książki adresowej, aktywny gdy książka zawiera więcej niż jeden rekord. Poniżej znajduje się okno „Rozwiązywanie problemów” (3), w którym możemy dopasować pola niestandardowe do pól wbudowanych w opcje korespondencji seryjnej. Ostatnie są przyciski „OK” (4) dla wprowadzania zmian oraz „Anuluj” (5) dla ich anulowania.

blok adresu

Janusz Dreziński

Od ponad 20 lat związany z branżą IT. Pasjonat technologii Microsoft z naciskiem na pakiet Office. Od kilku lat pomaga innym prowadząc portal Office.info.pl oraz rozwiązując ich codzienne problemy dotyczące przede wszystkim programów Microsoft Excel i Word. Jego hobby to żeglarstwo oraz siatkówka, a ulubione miejsce to... Mazury.

Pokaż pozostałe moje porady