Jak utworzyć etykiety z adresami pobranymi z Excela?

Problem:
Jak utworzyć etykiety z adresami pobranymi z Excela?

Narzędzie Korespondencji seryjnej pozwala nam na umieszczanie danych zaczerpniętych z jakiejś bazy na etykietach. Takie rozwiązanie w szybki i prosty sposób pomoże nam katalogować dokumenty. Przygotowanych w Wordzie etykiet z adresami możemy użyć, np. do podpisania określonych teczek.

Rozwiązanie:

W tym odcinku pokażemy jak utworzyć etykiety z adresami naszych kontrahentów. Jako źródło danych wykorzystamy arkusz kalkulacyjny Excel. Najpierw jednak musimy wybrać odpowiedni typ korespondencji seryjnej – Etykiety.

Przechodzimy na kartę Korespondencja. W sekcji Rozpoczynanie korespondencji seryjnej wybieramy formant Rozpocznij koresp. ser. Z listy opcji wybieramy Etykiety.

Pojawia się okno dialogowe Opcje etykiet.

W polach edycji ustawiamy tutaj typ drukarki oraz ilość etykiet na stronie (u nas 30). Ta druga opcja jest oczywiście uzależniona od naszych potrzeb, np., jeśli etykiety mają służyć jako przegródki w segregatorze lepiej wybrać większy format.

Jak widać w sekcji Informacje o etykietach możemy zobaczyć, jakie będą dokładne wymiary tworzonej etykiety.

Teraz naciskamy OK i przechodzimy do wyboru adresatów. W sekcji Rozpoczynanie korespondencji seryjnej wybieramy formant Wybierz adresatów. Z listy opcji wybieramy Użyj istniejącej listy.

Pojawia się okno Wybieranie źródła danych, gdzie odnajdujemy odpowiedni plik. Zaznaczamy go i klikamy Otwórz.

Pojawia się kolejne okno dialogowe – tym razem wybieramy Skoroszyt, w którym znajdują się dane.

Opcja Pierwszy wiersz zawiera nagłówki powinna być zaznaczona (zazwyczaj pliki tego typu zawierają nagłówki – więc opcja ta jest domyślnie zaznaczona).

Klikamy OK.

W tej chwili nasza strona została podzielona na rekordy oznaczone <>. W każdym z tych rekordów umieścimy kolejno nazwę i adres naszego klienta. Klikamy myszą w obrębie rekordu.

Z sekcji Wpisywanie i wstawianie pól wybieramy formant Blok adresu. Pojawia się okno dialogowe Wstawianie bloku adresu.

Zaznaczamy te pola, które chcemy mieć na etykiecie (my zostawimy wszystkie domyślnie ustawione pola –  imię, nazwisko, nazwa firmy i adres pocztowy).

Z prawej strony mamy przyciski nawigacji do przesuwania między rekordami danych. Ustawiamy numer 1.

W ten sam sposób dodajemy blok adresu do kolejnych rekordów, tylko przy każdym następnym zmieniamy nawigatorem numer rekordu. Tę czynność powtarzamy dla wszystkich rekordów, które chcemy mieć na etykiecie.

Dzięki temu będziemy mogli wydrukować tylko jedną stronę i będą na niej wszystkie potrzebne etykiety.

Jeśli umieściliśmy już wszystkie bloki adresu przechodzimy do sekcji Podgląd wyników. Za pomocą przycisków nawigacji przechodzimy do 1 rekordu. Klikamy formant Podgląd wyników.

Ponieważ zmienialiśmy numery rekordów adresów tworząc Korespondencję seryjną mamy wszystkie adresy już w pierwszym rekordzie Korespondencji seryjnej. Teraz wystarczy już wydrukować tylko 1-szy rekord (czyli bieżącą stronę dokumentu) i osiągniemy pożądany efekt 🙂

Janusz Dreziński

Od ponad 20 lat związany z branżą IT. Pasjonat technologii Microsoft z naciskiem na pakiet Office. Od kilku lat pomaga innym prowadząc portal Office.info.pl oraz rozwiązując ich codzienne problemy dotyczące przede wszystkim programów Microsoft Excel i Word. Jego hobby to żeglarstwo oraz siatkówka, a ulubione miejsce to... Mazury.

Pokaż pozostałe moje porady