Problem:
Adresatów korespondencji seryjnej najprościej wziąć z jakiejś bazy danych np. z pliku Access lub Excel. Jeśli nie mamy nigdzie gotowego spisu adresów można go także stworzyć za pomocą Worda.
Rozwiązanie:
Okno tworzenia listy adresatów zawiera kilka standardowych typów pól: Imię, Nazwisko, Miasto, Tytuł, linia adresu itp. Nie musimy wypełniać wszystkich pól, a jedynie te, które będą nam potrzebne do tworzenia korespondencji seryjnej.
Aby wprowadzić dane przechodzimy na kartę Korespondencja, w sekcji Rozpoczynanie korespondencji seryjnej wybieramy formant Wybierz adresatów.
Z listy opcji wybieramy Wpisz nową listę.
Pojawi sie okno dialogowe Nowa lista adresatów. Aby dostosować pola listy do naszych klikamy Dostosuj kolumny… Pojawia się kolejne okno dialogowe z listą pól. Usuwamy te, które nie będą nam potrzebne. Zaczniemy od pola Tytuł – zaznaczamy je i klikamy Usuń. Tak samo postępujemy z pozostałymi niepotrzebnymi kolumnami.
Teraz przejdziemy do wypełniania danych adresatów. Pod kolumnami z nazwami pól znajdują się wiersze, gdzie możemy wpisywać poszczególne dane. Aby dodać następnego adresata do listy naciskamy przycisk Nowa pozycja. W oknie edycji pojawia się kolejny wiersz do wpisywania danych. Kiedy zakończymy dodawanie adresatów klikamy przycisk OK.
Teraz pojawi się okno do zapisania listy na dysku. W polu Nazwa pliku wpisujemy nazwę dla naszej listy np. Klienci. Klikamy OK.
Lista zostaje zapamiętana i jest gotowa do użycia przy tworzeniu korespondencji seryjnej.
Zobacz również:
Jak dodać numerację stron?
Jak sprawdzić pisownię dokumentu w obcym języku?
Jak stworzyć plan konferencji?
Jak zmienić wygląd tabeli za pomocą stylów formatowania?
Jak zapisać plik w wybranym katalogu?
