Jak użyć funkcji logicznej jeżeli?

Problem:
Jak użyć funkcji logicznej Jeżeli?

Dane umieszczane w arkuszu kalkulacyjnym zazwyczaj są ze sobą powiązane. Wartości wpisywane w jednej komórce mogą zależeć od wartości wpisywanych w innej. Na przykład w sytuacji, gdy mamy listę osób, możemy na podstawie wieku wnioskować na temat posiadania dowodu osobistego. I tak osoby poniżej 18-go roku życia możemy automatycznie oznaczyć jako „nie posiada”. W tej poradzie pokażemy jak należy użyć funkcji logicznej Jeżeli aby osiągnąć taki efekt.

Rozwiązanie:


Wyobraźmy sobie, że mamy wprowadzone w Excelu dane o osobach: imię, nazwisko, wiek, numer dowodu osobistego (wykluczając dowody tymczasowe) i adres zamieszkania.

Mamy uzupełnione dane na temat wieku i chcemy automatycznie uzupełnić pole dowód osobisty wartością „nie posiada” tak, aby nie było konieczności kopiowania tej frazy każdorazowo. Tym sposobem również łatwo pozostawimy puste pola wszędzie tam, gdzie numer dowodu musi być potem uzupełniony.

Aby użyć funkcji Jeżeli  należy zaznaczyć komórkę, w której ma być wynik testu logicznego, a następnie kliknąć formant Wstaw funkcję – mały znak fx obok paska formuły.

Pojawi się okno dialogowe wstawianie funkcji, gdzie musimy odnaleźć funkcję Jeżeli.

 

Jeśli nie będzie jej wśród ostatnio używanych, tak jak na rysunku, należy jej szukać wśród funkcji logicznych.

W tym celu klikamy strzałkę listy rozwijanej Wybierz kategorię i wybieramy Logiczne. Funkcję tą możemy również odnaleźć klikając na czwartą kartę Formuły, przejść do sekcji Biblioteka Funkcji,
kliknąć strzałkę pod formantem Logiczne, a następnie, z listy opcji, wybrać funkcję Jeżeli.

Pojawi się okno dialogowe z trzema polami edycji.

  1. W pierwszym polu: Test_logiczny – wpisujemy adres komórki oraz warunek jaki ma ona spełniać. W naszym przykładzie będzie to adres komórki zawierający wiek i warunek: „<18", np. C2<18
  2. W drugim polu: Wartość_jeżeli_prawda – podajemy wartość jaka ma zostać wpisana gdy warunek jest spełniony, czyli w tym przypadku: „nie posiada”.
  3. W trzecim polu: Wartość_jeżeli_fałsz – podajemy wartość jaka ma zostać wpisana gdy warunek nie jest spełniony. My chcemy aby to pole pozostało puste, więc wpiszemy „”. Excel traktuje cudzysłów jako znak gdzie zaczyna i kończy się treść i go nie wyświetla. Napisanie tylko „” zwróci  pustą komórkę.  

Wypełnione okno dialogowe będzie wyglądało tak:


 
Wystarczy już tylko kopiować tę formułę do komórek poniżej i otrzymamy tekst „nie posiada” dla każdej osoby młodszej niż 18 lat. A oto efekt naszej pracy:

W ten niezwykle prosty sposób można w mgnieniu oka wypełnić nie tylko kilka ale nawet kilkadziesiąt wierszy. 

Janusz Dreziński

Od ponad 20 lat związany z branżą IT. Pasjonat technologii Microsoft z naciskiem na pakiet Office. Od kilku lat pomaga innym prowadząc portal Office.info.pl oraz rozwiązując ich codzienne problemy dotyczące przede wszystkim programów Microsoft Excel i Word. Jego hobby to żeglarstwo oraz siatkówka, a ulubione miejsce to... Mazury.

Pokaż pozostałe moje porady