Jak wstawić schemat organizacyjny?

Problem:
Jak wstawić schemat organizacyjny?

Jeśli mamy do opisania jakąś strukturę, np. hierarchię w danej organizacji, możemy się posłużyć obiektem SmartArt. Tego typu obiekty służą do wizualnej prezentacji jakichś informacji – tekst znajduje się w odpowiednio ułożonych kształtach.

Rozwiązanie:


Wstawianie schematu organizacji pokażemy na przykładzie hierarchii pracowników w firmie: Prezes-kierownicy działów Marketing, Logistyka, Administracja, IT – pracownicy poszczególnych działów. Użyta przez nas struktura jest uproszczona, aby pokazać, w jaki sposób wykonać poszczególne operacje.

Najpierw należy kliknąć na kartę Wstawianie, w sekcji Ilustracje odnajdujemy formant SmartArt.

Pojawi się okno dialogowe Wybieranie grafiki SmartArt. W oknie po lewej wybieramy, jaki typ SmartArt jest nam potrzebny – zaznaczamy Hierarchia. W środkowym oknie wybieramy jeden ze schematów hierarchicznych – Schemat organizacyjny

W oknie po prawej widzimy jak będzie wyglądał nasz schemat.

Klikamy OK.

Pojawiły się karty kontekstowe Projektowanie i Formatowanie służące do obróbki schematu.

Schemat można uzupełniać „bezpośrednio” ale my posłużymy się listą.

Klikamy na kartę Projektowanie, w sekcji Tworzenie grafiki, wybieramy formant Okienko tekstu.

Pojawi się okienko tekstu, w którym stworzymy listę wielopoziomową, która odzwierciedla hierarchię.  W takiej liście klawiszem tabulacji [TAB] określamy poziom podporządkowania względem wyższych elementów.  Aby ułatwić sobie pracę skasujemy wszystkie punkty oprócz pierwszego – w ten sposób sami tworzymy kompletną strukturę.

Chcemy osiągnąć coś takiego:

Prezes

      Kierownik Marketingu

                Handlowiec 1

                Handlowiec 2

                specjalista ds. marketingu

      Kierownik Logistyki

                magazynier

                specjalista od dystrybucji

                referent ds. zamówień

      Kierownik administracji

                sekretarka 1

                Sekretarka 2

      Kierownik IT

                administrator sieci

                pomoc techniczna

Poniżej opisujemy jak modyfikować listę i jak to wpływa na wygląd schematu:

  1. Wpisujemy w pierwszą „kropkę” słowo: Prezes.
  2. Naciskamy Enter i Tabulator – kolejny element będzie podporządkowany.
  3. Wpisujemy: Kierownik Marketingu

Naciskamy Enter i Tabulator – pojawia się podporządkowana kropka.

Wpisujemy: handlowiec 1.

Naciskamy Enter – pojawia się kolejna kropka na tym samym poziomie.

Wpisujemy: handlowiec 2.

Kolejny Enter i wpisujemy: Specjalista ds. marketingu

Teraz musimy wrócić do „poziomu kierowników” – naciskamy klawisz Backspace.

Możemy wpisać kolejnego: Kierownik Logistyki

Analogicznie jak w przypadku marketingu wprowadzamy jego podwładnych.

Potem w podobny sposób wprowadzamy hierarchię dwóch pozostałych działów.

Efekt końcowy powinien wyglądać tak:

Nasze działania na liście od razu uwidaczniają się na schemacie.

Naciśnięcie klawisza Enter skutkuje dodaniem kolejnego elementu równorzędnego (na tym samym poziomie), Tabulator – dodaje element podporządkowany, natomiast Backspace usuwa podporządkowanie.

Można także zauważyć jak schemat dostosowuje swój rozmiar do kartki w trakcie edycji.

 

Janusz Dreziński

Od ponad 20 lat związany z branżą IT. Pasjonat technologii Microsoft z naciskiem na pakiet Office. Od kilku lat pomaga innym prowadząc portal Office.info.pl oraz rozwiązując ich codzienne problemy dotyczące przede wszystkim programów Microsoft Excel i Word. Jego hobby to żeglarstwo oraz siatkówka, a ulubione miejsce to... Mazury.

Pokaż pozostałe moje porady