Problem:
Jak wstawić schemat organizacyjny?
Jeśli mamy do opisania jakąś strukturę, np. hierarchię w danej organizacji, możemy się posłużyć obiektem SmartArt. Tego typu obiekty służą do wizualnej prezentacji jakichś informacji – tekst znajduje się w odpowiednio ułożonych kształtach.
Rozwiązanie:
Wstawianie schematu organizacji pokażemy na przykładzie hierarchii pracowników w firmie: Prezes-kierownicy działów Marketing, Logistyka, Administracja, IT – pracownicy poszczególnych działów. Użyta przez nas struktura jest uproszczona, aby pokazać, w jaki sposób wykonać poszczególne operacje.
Najpierw należy kliknąć na kartę Wstawianie, w sekcji Ilustracje odnajdujemy formant SmartArt.
Pojawi się okno dialogowe Wybieranie grafiki SmartArt. W oknie po lewej wybieramy, jaki typ SmartArt jest nam potrzebny – zaznaczamy Hierarchia. W środkowym oknie wybieramy jeden ze schematów hierarchicznych – Schemat organizacyjny
W oknie po prawej widzimy jak będzie wyglądał nasz schemat.
Klikamy OK.
Pojawiły się karty kontekstowe Projektowanie i Formatowanie służące do obróbki schematu.
Schemat można uzupełniać „bezpośrednio” ale my posłużymy się listą.
Klikamy na kartę Projektowanie, w sekcji Tworzenie grafiki, wybieramy formant Okienko tekstu.
Pojawi się okienko tekstu, w którym stworzymy listę wielopoziomową, która odzwierciedla hierarchię. W takiej liście klawiszem tabulacji [TAB] określamy poziom podporządkowania względem wyższych elementów. Aby ułatwić sobie pracę skasujemy wszystkie punkty oprócz pierwszego – w ten sposób sami tworzymy kompletną strukturę.
Chcemy osiągnąć coś takiego:
Prezes
Kierownik Marketingu
Handlowiec 1
Handlowiec 2
specjalista ds. marketingu
Kierownik Logistyki
magazynier
specjalista od dystrybucji
referent ds. zamówień
Kierownik administracji
sekretarka 1
Sekretarka 2
Kierownik IT
administrator sieci
pomoc techniczna
Poniżej opisujemy jak modyfikować listę i jak to wpływa na wygląd schematu:
- Wpisujemy w pierwszą „kropkę” słowo: Prezes.
- Naciskamy Enter i Tabulator – kolejny element będzie podporządkowany.
- Wpisujemy: Kierownik Marketingu
Naciskamy Enter i Tabulator – pojawia się podporządkowana kropka.
Wpisujemy: handlowiec 1.
Naciskamy Enter – pojawia się kolejna kropka na tym samym poziomie.
Wpisujemy: handlowiec 2.
Kolejny Enter i wpisujemy: Specjalista ds. marketingu
Teraz musimy wrócić do „poziomu kierowników” – naciskamy klawisz Backspace.
Możemy wpisać kolejnego: Kierownik Logistyki
Analogicznie jak w przypadku marketingu wprowadzamy jego podwładnych.
Potem w podobny sposób wprowadzamy hierarchię dwóch pozostałych działów.
Efekt końcowy powinien wyglądać tak:
Nasze działania na liście od razu uwidaczniają się na schemacie.
Naciśnięcie klawisza Enter skutkuje dodaniem kolejnego elementu równorzędnego (na tym samym poziomie), Tabulator – dodaje element podporządkowany, natomiast Backspace usuwa podporządkowanie.
Można także zauważyć jak schemat dostosowuje swój rozmiar do kartki w trakcie edycji.
