Problem:
Mając bazę adresów, np. klientów firmy, możemy wysyłać do nich listy identycznej treści, zmieniając tylko nazwiska i adresy. W ten sposób powiadomimy swoich klientów o nowym produkcie lub o zmianach w cenniku usług.
Rozwiązanie:
Aby wygenerować listy do naszych klientów użyjemy bazy klientów z programu Excel. Dane adresowe naszych klientów znajdują się w pliku: adresy.xlsx.
Najpierw otwieramy nowy dokument i wpisujemy w nim treść listu, która będzie taka sama dla wszystkich adresatów.
Elementy zmienne w naszymi liście to: Pozdrowienie, Imię i Nazwisko adresata oraz Adres.
Gotowy szkielet listu wygląda tak:
Teraz dodamy do niego kolejne elementy korespondencji seryjnej:
1) Nazwisko adresata
2) Adres
Zanim przystąpimy do osadzania konkretnych elementów wybierzemy źródło danych – czyli w tym wypadku plik: adresy.xlsx.
Przechodzimy na kartę Korespondencja. W sekcji Rozpoczynanie korespondencji seryjnej wybieramy formant Wybierz adresatów. Z listy opcji wybieramy Użyj istniejącej listy.
Pojawia się okno dialogowe Wybieranie źródła danych. Odszukujemy na dysku plik, który zawiera dane (w naszym przypadku jest to plik: adresy.xlsx).
Nasz plik Excel zawiera dane opatrzone nagłówkami – Imie, Nazwisko, Ulica, Miasto, Kod – umieszczone w arkuszu Klienci.
W kolejnym oknie dialogowym Wybieranie tabeli zaznaczamy właśnie arkusz Klienci.
Zaznaczamy i klikamy OK. Teraz wstawiane przez nas pola korespondencji seryjnej będą stąd czerpały swoje dane.
Aby umieścić pola 1) 2) i 3) przechodzimy do sekcji Wpisywanie i wstawianie pól. Ustawiamy kursor w miejscu gdzie ma być nazwisko adresata. Wybieramy formant Wstaw pola korespondencji seryjnej. Z listy opcji wybieramy Imię. Wciskamy Spację. W ten sam sposób dodajemy także Nazwisko.
Teraz ustawimy kursor w prawym górnym rogu, aby dodać kompletny adres.
To również będzie wymagało kolejnego dodania pól: Imię, Nazwisko, Ulica, Kod pocztowy i Miasto.
Dodajemy jak poprzednio, za pomocą formantu Wstaw pola korespondencji seryjnej, pola korespondencji seryjnej, które oznaczone są << >> specjalnymi symbolami.
Gotowy list wygląda następująco:
W trakcie wydruku <> zostają zastąpione danymi z pliku.
Aby zobaczyć efekt naszej pracy – czyli jak będzie wyglądać strona po podstawieniu danych wystarczy kliknąć formant Podgląd wyników w sekcji Podgląd wyników.
Zobacz również:
Jak zsumować dane z kilku arkuszy (konsolidacja)?
Jak posortować alfabetycznie wiersze w tabeli?
Jak stworzyć harmonogram pracy dla pracowników?
Jak adresować prawidłowo komórki (adresowanie względne, bezwzględne i mieszane)?
Jak utworzyć wykres przestawny?
