Jak wygenerować korespondencję seryjną używając danych z Excela?

Problem:
Jak wygenerować korespondencję seryjną używając danych z Excela?
 
Mając bazę adresów, np. klientów firmy, możemy wysyłać do nich listy identycznej treści, zmieniając tylko nazwiska i adresy. W ten sposób powiadomimy swoich klientów o nowym produkcie lub o zmianach w cenniku usług.
 
Rozwiązanie:

Aby wygenerować listy do naszych klientów użyjemy bazy klientów z programu Excel. Dane adresowe naszych klientów znajdują się w pliku: adresy.xlsx.
Najpierw otwieramy nowy dokument i wpisujemy w nim treść listu, która będzie taka sama dla wszystkich adresatów.
Elementy zmienne w naszymi liście to: Pozdrowienie, Imię i Nazwisko adresata oraz Adres.
 
Gotowy szkielet listu wygląda tak:
 
 
Teraz dodamy do niego kolejne elementy korespondencji seryjnej:
1) Nazwisko adresata
2) Adres
Zanim przystąpimy do osadzania konkretnych elementów wybierzemy źródło danych – czyli w tym wypadku plik: adresy.xlsx.
 
Przechodzimy na kartę Korespondencja. W sekcji Rozpoczynanie korespondencji seryjnej wybieramy formant Wybierz adresatów. Z listy opcji wybieramy Użyj istniejącej listy.
 
 
Pojawia się okno dialogowe Wybieranie źródła danych. Odszukujemy na dysku plik, który zawiera dane (w naszym przypadku jest to plik: adresy.xlsx).
 
 
Nasz plik Excel zawiera dane opatrzone nagłówkami – Imie, Nazwisko, Ulica, Miasto, Kod – umieszczone w arkuszu Klienci.
 
W kolejnym oknie dialogowym Wybieranie tabeli zaznaczamy właśnie arkusz Klienci
 
Zaznaczamy i klikamy OK. Teraz wstawiane przez nas pola korespondencji seryjnej będą stąd czerpały swoje dane.
 
Aby umieścić pola 1) 2) i 3) przechodzimy do sekcji Wpisywanie i wstawianie pól. Ustawiamy kursor w miejscu gdzie ma być nazwisko adresata. Wybieramy formant Wstaw pola korespondencji seryjnej. Z listy opcji wybieramy Imię. Wciskamy Spację. W ten sam sposób dodajemy także Nazwisko.
 
 
Teraz ustawimy kursor w prawym górnym rogu, aby dodać kompletny adres.
 
To również będzie wymagało kolejnego dodania pól: Imię, Nazwisko, Ulica, Kod pocztowy i Miasto.
Dodajemy jak poprzednio, za pomocą formantu Wstaw pola korespondencji seryjnej, pola korespondencji seryjnej, które oznaczone są << >> specjalnymi symbolami.
 
Gotowy list wygląda następująco:
 
 
W trakcie wydruku <> zostają zastąpione danymi z pliku.
Aby zobaczyć efekt naszej pracy – czyli jak będzie wyglądać strona po podstawieniu danych wystarczy kliknąć formant Podgląd wyników w sekcji Podgląd wyników.

Zobacz również:

Jak szybko dopasować szerokość i wysokość komórek do tekstu?
Jak zamiast całej daty wyświetlić tylko rok?
Jak włączyć wyszukiwanie pionowe?
Jak obliczyć wysokość rat kapitałowych spłaconych w danym okresie?
Jak stworzyć harmonogram pracy dla pracowników?

Janusz Dreziński

Od ponad 20 lat związany z branżą IT. Pasjonat technologii Microsoft z naciskiem na pakiet Office. Od kilku lat pomaga innym prowadząc portal Office.info.pl oraz rozwiązując ich codzienne problemy dotyczące przede wszystkim programów Microsoft Excel i Word. Jego hobby to żeglarstwo oraz siatkówka, a ulubione miejsce to... Mazury.

Pokaż pozostałe moje porady