Problem:
Jeśli wysyłamy dużą ilość listów ręczne adresowanie kopert może być męczące. Poza tym nadruk wygląda bardziej elegancko, a przy użyciu korespondencji seryjnej eliminujemy możliwość błędnego zaadresowania.
Rozwiązanie:
Koperty zaadresujemy używając adresów z utworzonej przez nas listy. Najpierw wybierzemy źródło adresów.
Przechodzimy na kartę Korespondencja. W sekcji Rozpoczynanie korespondencji seryjnej, klikamy formant Wybierz adresatów, a następnie z listy opcji wybieramy Użyj istniejącej listy.
W oknie wybieramy nasz plik z listą adresatów, tu: klienci.
Następnie ustawimy odpowiednią „wielkość papieru” – czyli określamy, jaki rodzaj korespondencji seryjnej będziemy tworzyć.
Klikamy formant Rozpocznij koresp. ser. i z listy opcji wybieramy Koperty.
Pojawi się okno dialogowe Opcje kopert.
Możemy tutaj ustawić:
- Rozmiar koperty – wybieramy z listy opcji.
- Położenie adresata i nadawcy – ustawiamy odstęp od lewej i od góry w polach edycyjnych.
- Czcionka adresata i nadawcy – możliwa do ustawienia w oddzielnym oknie dialogowym czcionka.
Można tutaj ustawić Styl czcionki, Rozmiar, rodzaj oraz różne Efekty, jak: Podkreślenie, Kapitaliki.
Gdy ustawimy wszystkie opcje możemy przejść do edytowania kopert.
Mamy do wypełnienia dwa obszary, które sa oznaczone niebieską ramką.
- W lewym górnym rogu koperty znajduje się Adres nadawcy – tę część wypełniamy sami, gdyż będzie ona niezmienna dla wszystkich kopert.
- W prawym dolnym rogu – tam gdzie umieszczamy Adres odbiorcy – wstawimy pole korespondencji seryjnej.
Z sekcji Wpisywanie i wstawianie pól, wybieramy formant Blok adresu. Pojawia się okno dialogowe Wstawianie bloku adresu. W pierwszym polu edycji zaznaczamy, jaki format ma mieć nazwa adresata – my użyjemy pełnego imienia i nazwiska.
Poniżej mamy zaznaczoną opcję Wstaw adres pocztowy. W oknie z prawej strony widać jak będzie wyglądał blok adresu dla wpisów z naszej listy adresatów.
Klikamy OK.
Nasze koperty korespondencji seryjnej są już gotowe. Teraz wystarczy już tylko scalić je i wydrukować. Jak to zrobić opowiem w oddzielnej poradzie!
Zobacz również:
Jak stworzyć spis ilustracji?
Jak wydrukować więcej niż jedną kopię?
Jak dodać plik PDF do programu pakietu Office?
Jak formatować obiekty WordArt?
Jak stworzyć nowy styl czcionki w Wordzie?
