Jak zaznaczyć kolorami zakresy liczb spełniających warunki?

W niektórych przypadkach, gdy pracujemy z arkuszem kalkulacyjnym, potrzebujemy, aby automatycznie wykonywał on część czynności, zwłaszcza związanych z formatowaniem warunkowym. Aby móc tego dokonać, należy przede wszystkim stworzyć odpowiednią formułę. Mają dane podstawowe oraz dane kolejne, program może automatycznie zaznaczyć komórki kolorem przy wystąpieniu konkretnych zależności. Zaznaczanie kolorami zakresów liczb przydaje się na przykład podczas oznaczania, ile dany pracownik spędził czasu na przerwach rozliczanych w trakcie konkretnych godzin.

Rozwiązanie:

Należy przede wszystkim stworzyć odpowiedni arkusz kalkulacyjny. U góry wpisujemy nazwiska poszczególnych pracowników. Następnie w kolumnie obok wpisujemy godziny, w których zaczynają się poszczególne przerwy. Stworzona tabela bez formuł wygląda następująco:

zakresy

Będziemy wykonywać formatowanie dla dwóch zakresów: prawidłowego, czyli przerwy nieprzekroczonej, oznaczonej kolorem zielonym; nieprawidłowego, czyli przerwy przekroczonej, oznaczonej kolorem czerwonym. Umieszczamy te informacje w legendzie. Oczywiście, możemy użyć dowolnych innych kolorów.

Następnie wchodzimy na wstążkę menu i wybieramy zakładkę „Narzędzia główne”, a następnie przycisk „Formatowanie warunkowe”.

zakresy

Po rozwinięciu menu wybieramy opcję „Nowa reguła”.


Pojawi się nowe okno. Z listy znajdującej się w górze okna wybieramy opcję „Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować”. Następnie wpisujemy opis reguły, który brzmi następująco: =–TEKST(C2-$B2;”[m]”)<=10 dla wartości, które są prawidłowe, a więc zawartość określona w minutach, dostępna w komórkach po odliczeniu wartości z kolumny B2 oraz wartości z kolumny C2 jest mniejsza albo równa 10. W tym przypadku liczba 10 to liczba minut trwającej przerwy, którą po każdej wyznaczonej godzinie może wykorzystać pracownik. Następnie klikamy w opcję „Formatuj”.

zakresy

Pojawia się okno „Formatowanie komórek”, wchodzimy w zakładkę „Wypełnienie” i wybieramy kolor wypełnienia (w tym przypadku zielony), a następnie zatwierdzamy przyciskiem „OK”. Wracamy do okna tworzenia formuły, gdzie również wybieramy „OK”.

zakresy

Kroki te powtarzamy dla formuły oznaczającej wartość nieprawidłową, zmieniając w formule znak mniejszości na znak większości oraz kolor wypełnienia na czerwony. Następnie wchodzimy znów w menu „Narzędzia główne” i wybieramy opcję „Formatowanie warunkowe”, po czym z listy wybieramy przycisk „Zarządzaj regułami”.

zakresy

W nowo otwartym oknie zaznaczymy opcję z list „Ten arkusz” (1) i jeśli to konieczne, zmieniamy zakresy obowiązywania reguł.

zakresy

Obecnie mamy częściowo uzupełnioną tabelę, która zawiera zaznaczone na czerwono pola nieprawidłowe, a wszystkie pola prawidłowe i puste – na zielono. Będzie to się zmieniać albo pozostawać w takim stanie przy wpisywaniu wartości.

zakresy

 

Janusz Dreziński

Od ponad 20 lat związany z branżą IT. Pasjonat technologii Microsoft z naciskiem na pakiet Office. Od kilku lat pomaga innym prowadząc portal Office.info.pl oraz rozwiązując ich codzienne problemy dotyczące przede wszystkim programów Microsoft Excel i Word. Jego hobby to żeglarstwo oraz siatkówka, a ulubione miejsce to... Mazury.

Pokaż pozostałe moje porady