Korespondencja seryjna – jak przygotować dane?

Tworzenie korespondencji seryjnej może być pomocne zwłaszcza tam, gdzie oczekujemy odpowiedniego, szybkiego przygotowania danych do wysyłki i nadrukowania ich na koperty. Zanim jednak dojdziemy do efektu końcowego, musimy najpierw przejść przez kilka innych miejsc.

Rozwiązanie:

W przygotowaniu danych do korespondencji seryjnej pomoże nam zakładka menu o nazwie „Korespondencja”. Pokrótce omówimy zastosowania kolejnych funkcji.

korespondencja seryjna

1. Koperty – przycisk odpowiedzialny za tworzenie i drukowanie kopert, w tym ich układ, dobieranie rozmiaru do wydruku.

2. Etykiety – przycisk pozwalający na tworzenie etykiet samoprzylepnych, które można potem dokleić na kopertach z korespondencją. Pozwala na wybranie wielkości i kształtu etykiety zależnie od nadruku.

3. Rozpocznij korespondencję seryjną – przycisk pozwalający na rozpoczęcie procesu korespondencji seryjnej, podzielony na konkretne elementy tej korespondencji, np. listy czy koperty.

4. Wybierz adresatów – przycisk pozwalający na wybieranie listy adresatów spośród tych istniejących, a także na tworzenie zupełnie nowej listy.

5. Edytuj listę adresatów – przycisk pozwalający na sortowanie listy adresatów, filtrowanie jej i dobieranie tych adresatów, którzy mają otrzymać korespondencję.

Kolejne przyciski pojawiają się dopiero wówczas, gdy do programu wprowadzona jest lista adresatów. To one będą nas interesować w poniższych poradach.

6. Wyróżnij pola korespondencji seryjnej – przycisk pomocniczy, który pozwala na stwierdzenie aktualności informacji we wszystkich polach korespondencji.

7. Blok adresu – przycisk pozwalający na edytowanie i dostosowanie wyglądu pola adresu.

8. Wiersz pozdrowienia – przycisk pozwalający na wprowadzenie konkretnego pozdrowienia do korespondencji seryjnej.

9. Wstaw pola korespondencji seryjnej – przycisk pozwalający na wstawienie konkretnych pól korespondencji, które mogą pierwotnie nie występować na nadruku.

10. Reguły – przycisk odpowiedzialny za możliwość stworzenia reguł, które będą obowiązywały podczas tworzenia korespondencji. Reguły te sprawią, że niektóre wartości będą automatycznie wypełniane albo dodawane po zaistnieniu konkretnego warunku, wymienionego w regule.

11. Dopasuj pola – przycisk pozwalający na dopasowanie pól niestandardowych, wprowadzonych przez użytkownika, do wbudowanych pól korespondencji seryjnej.

12. Aktualizuj etykiety – przycisk pozwalający na wywołanie aktualizacji wszystkich pól, dzięki czemu informacje w nich zostaną zastąpione informacjami z książki adresowej.

13. Podgląd wyników – przycisk pozwalający na wywołanie podglądu korespodencji seryjnej, m.in. po scaleniu pól.

14. Przyciski pozwalające na przeglądanie rekordów.

15. Znajdź adresata – przycisk wyszukiwania adresata w korespondencji seryjnej.

16. Wyszukaj błędy automatycznie – przycisk symulowania procesu korespondencji seryjnej, pozwalający na wcześniejsze znalezienie błędów w samym procesie.

17. Zakończ i scal – ostatni z przycisków, którego używamy dla scalenia korespondencji i utworzenia jej.

Zobacz również:

Jak stworzyć kolumny z tekstem ciągnące się przez kilka stron?
Jak wstawić przypis końcowy?
Jak zaadresować koperty za pomocą korespondencji seryjnej?
Co zrobić, gdy Word nie podkreśla błędów?
Jak zmienić rozmiar całości lub części tabeli?

Janusz Dreziński

Od ponad 20 lat związany z branżą IT. Pasjonat technologii Microsoft z naciskiem na pakiet Office. Od kilku lat pomaga innym prowadząc portal Office.info.pl oraz rozwiązując ich codzienne problemy dotyczące przede wszystkim programów Microsoft Excel i Word. Jego hobby to żeglarstwo oraz siatkówka, a ulubione miejsce to... Mazury.

Pokaż pozostałe moje porady