Korespondencja seryjna – jak przygotować dane?

Tworzenie korespondencji seryjnej może być pomocne zwłaszcza tam, gdzie oczekujemy odpowiedniego, szybkiego przygotowania danych do wysyłki i nadrukowania ich na koperty. Zanim jednak dojdziemy do efektu końcowego, musimy najpierw przejść przez kilka innych miejsc.

Rozwiązanie:

W przygotowaniu danych do korespondencji seryjnej pomoże nam zakładka menu o nazwie „Korespondencja”. Pokrótce omówimy zastosowania kolejnych funkcji.

korespondencja seryjna

1. Koperty – przycisk odpowiedzialny za tworzenie i drukowanie kopert, w tym ich układ, dobieranie rozmiaru do wydruku.

2. Etykiety – przycisk pozwalający na tworzenie etykiet samoprzylepnych, które można potem dokleić na kopertach z korespondencją. Pozwala na wybranie wielkości i kształtu etykiety zależnie od nadruku.

3. Rozpocznij korespondencję seryjną – przycisk pozwalający na rozpoczęcie procesu korespondencji seryjnej, podzielony na konkretne elementy tej korespondencji, np. listy czy koperty.

4. Wybierz adresatów – przycisk pozwalający na wybieranie listy adresatów spośród tych istniejących, a także na tworzenie zupełnie nowej listy.

5. Edytuj listę adresatów – przycisk pozwalający na sortowanie listy adresatów, filtrowanie jej i dobieranie tych adresatów, którzy mają otrzymać korespondencję.

Kolejne przyciski pojawiają się dopiero wówczas, gdy do programu wprowadzona jest lista adresatów. To one będą nas interesować w poniższych poradach.

6. Wyróżnij pola korespondencji seryjnej – przycisk pomocniczy, który pozwala na stwierdzenie aktualności informacji we wszystkich polach korespondencji.

7. Blok adresu – przycisk pozwalający na edytowanie i dostosowanie wyglądu pola adresu.

8. Wiersz pozdrowienia – przycisk pozwalający na wprowadzenie konkretnego pozdrowienia do korespondencji seryjnej.

9. Wstaw pola korespondencji seryjnej – przycisk pozwalający na wstawienie konkretnych pól korespondencji, które mogą pierwotnie nie występować na nadruku.

10. Reguły – przycisk odpowiedzialny za możliwość stworzenia reguł, które będą obowiązywały podczas tworzenia korespondencji. Reguły te sprawią, że niektóre wartości będą automatycznie wypełniane albo dodawane po zaistnieniu konkretnego warunku, wymienionego w regule.

11. Dopasuj pola – przycisk pozwalający na dopasowanie pól niestandardowych, wprowadzonych przez użytkownika, do wbudowanych pól korespondencji seryjnej.

12. Aktualizuj etykiety – przycisk pozwalający na wywołanie aktualizacji wszystkich pól, dzięki czemu informacje w nich zostaną zastąpione informacjami z książki adresowej.

13. Podgląd wyników – przycisk pozwalający na wywołanie podglądu korespodencji seryjnej, m.in. po scaleniu pól.

14. Przyciski pozwalające na przeglądanie rekordów.

15. Znajdź adresata – przycisk wyszukiwania adresata w korespondencji seryjnej.

16. Wyszukaj błędy automatycznie – przycisk symulowania procesu korespondencji seryjnej, pozwalający na wcześniejsze znalezienie błędów w samym procesie.

17. Zakończ i scal – ostatni z przycisków, którego używamy dla scalenia korespondencji i utworzenia jej.

Janusz Dreziński

Od ponad 20 lat związany z branżą IT. Pasjonat technologii Microsoft z naciskiem na pakiet Office. Od kilku lat pomaga innym prowadząc portal Office.info.pl oraz rozwiązując ich codzienne problemy dotyczące przede wszystkim programów Microsoft Excel i Word. Jego hobby to żeglarstwo oraz siatkówka, a ulubione miejsce to... Mazury.

Pokaż pozostałe moje porady