Co to są makra i jak je rejestrować?

Dzisiaj odpowiemy sobie na pytanie: „Co to są, po co są i jak używać/rejestrować makra w Excelu 2007?”.

Każdy z nas na pewno spotkał się z problemem, którego rozwiązaniem były cyklicznie powtarzane te same czynności, np. codzienie otrzymywane dane źródłowe w plikach tekstowych, które trzeba było zrzucać do jednego pliku Excela; kolorowanie jednakowo wybranych komórek; zamiana kropki na przecinek w wybranych kolumnach z danymi liczbowymi, itp.

Oczywiście taka cykliczna praca ma dwie podstawowe wady: jest czasochłonna oraz łatwo w niej o popełnienie błędu. Pytanie więc nasuwa się samo: „Czy nie można by takich czynności zautomatyzować?”.

 

Z pomocą przychodzą nam makra czyli uruchamiany za pomocą skrótu klawiszowego, przycisku lub za pomocą odpowiedniej opcji Excela, zestaw instrukcji wykonywanych jedna po drugiej. Co za tym idzie, korzystając z makr, jesteśmy w stanie zautomatyzować sporą część wykonywanych często czynności. Pisząc „sporą część” mam dokładnie to na myśli ponieważ nie wszystko da się zautomatyzować za pomocą makr, a dokładniej nie wszystko da się zarejestrować jako makro.

W sytuacji kiedy nie możemy użyć makra musielibyśmy skorzystać bezpośrednio z oprogramowania danej czynności w VBA (Visual Basic for Application).

Na szczęście aby zarejestrować makro nie trzeba być ani po informatyce ani żadnym programistą 🙂

A więc jak zwykle zabierzmy się do roboty!

Problem

Załóżmy, że codziennie otrzymujemy od działu księgowego plik Excela, w którym w jednym arkuszu mamy dzienne zestawienie faktur wraz z ich kwotami. Cyfry dziesiętne zapisywane są raz po kropce, a raz po przecinku. Przyjmijmy, że numery faktur występują zawsze w kolumnie A natomiast kwoty faktur w kolumnie B.

Naszym zadaniem będzie stworzenie makra, które zamieni nam wszystkie kropki w kolumnie B na przecinki.

Rozwiązanie

Gdybyśmy chcieli zamieniać ręcznie te kropki musielibyśmy wykonać następujące czynności (to oczywiście nie jest jedyne możliwe rozwiązanie): 

  1. Zaznaczyć tylko liczby w kolumnie B,
  2. Uruchomić okno Zamień… (karta Narzędzia Główne -> Znajdź i zaznacz -> Zamień…),
  3. Wpisać w pole Znajdź znak . (czyt. kropka),
  4. Wpisać w pole Zamień na znak , (czyt. przecinek),
  5. Kliknąć przycisk Zamień wszystko,
  6. Potwierdzić komunikat przyciskiem OK,
  7. Zamknąć okno Zamienianie i znajdowanie.

Jak widać jest trochę tych czynności. Dlaczego więc nie zautomatyzować ich? Stwórzmy takie makro, które będzie wykonywało wszystkie powyższe czynności z tym, że po wciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Z (od słowa Zamień).

Tu uwaga! Jeżeli ustalimy jakiś skrót klawiaturowy, który jest przypisany standardowo w programie Excel do jakiejś opcji, to nasz skrót dla makra „przykryje” skrót z Excela – czyli skrót będzie odpalał nam makro, a nie opcję w Excelu.

Chcąc zarejestrować makro

 

Zobacz również:

Jak wstawić logo lub grafikę do wydruku?
Jak włączyć pasek formuły?
Jak szybko zaznaczyć określoną liczbę komórek?
Jak wstawić pojedynczą komórkę do arkusza?
Jak nadać nazwy zakresom danych?

Janusz Dreziński

Od ponad 20 lat związany z branżą IT. Pasjonat technologii Microsoft z naciskiem na pakiet Office. Od kilku lat pomaga innym prowadząc portal Office.info.pl oraz rozwiązując ich codzienne problemy dotyczące przede wszystkim programów Microsoft Excel i Word. Jego hobby to żeglarstwo oraz siatkówka, a ulubione miejsce to... Mazury.

Pokaż pozostałe moje porady